Tietosuoja

Pistoke RES Oy käsittelee henkilötietoja huolellisesti, läpinäkyvästi ja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi käsittelemme niitä, kuinka pitkään säilytämme niitä ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.

Seloste koskee Pistoke RES Oy:n asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita, verkkosivuston käyttäjiä sekä henkilöitä, jotka käyttävät osoitepohjaista alustavaa maalämpötarkistusta.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Pistoke RES Oy
Y-tunnus: 2257302-9
Äyritie 8 C
01510 Vantaa
Puhelin: 010 206 5120
Sähköposti: info@pistoke.fi

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@pistoke.fi.

2. Rekisteröidyt

Käsittelemme henkilötietoja seuraavista henkilöryhmistä:

  • nykyiset ja entiset asiakkaat sekä asiakkaiden yhteyshenkilöt
  • potentiaaliset asiakkaat ja heidän yhteyshenkilönsä
  • taloyhtiöiden hallitusten jäsenet, puheenjohtajat, isännöitsijät, osakkaat ja muut yhteydenottajat
  • yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajien yhteyshenkilöt
  • verkkosivuston ja digitaalisten palvelujen käyttäjät
  • tapahtumiin, koulutuksiin tai markkinointiviestintään ilmoittautuneet henkilöt

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain kulloiseenkin käyttötarkoitukseen tarpeellisia tietoja. Tiedot voivat sisältää:

Yhteys- ja taustatiedot

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • asema tai rooli organisaatiossa tai taloyhtiössä
  • yrityksen tai muun organisaation nimi ja yhteystiedot
  • yhteydenottojen, tapaamisten ja asiakaspalvelun tiedot

Kohdetta ja palvelua koskevat tiedot

  • käyttäjän ilmoittama kohteen osoite
  • käyttäjän valitsema rakennus silloin, kun samassa osoitteessa on useita rakennuksia
  • kohteeseen liittyvät julkisista lähteistä saadut rakennus-, energiatodistus- ja paikkatiedot
  • palvelun muodostama alustava maalämpötarkistus ja sen aineisto- ja malliversiot
  • tarkistuksen muodostamis- ja lähetysajankohdat
  • tiedot 15 minuutin arviopuhelun pyytämisestä tai varaamisesta

Varmennus-, suostumus- ja turvallisuustiedot

  • sähköpostiosoitteen varmennuksen tila ja ajankohta
  • kertakäyttöisen varmennuskoodin ja varmennuslinkin tekniset tunnisteet
  • markkinointisuostumus, sen antamis- tai peruuttamisajankohta, käytetty suostumusteksti ja lähdelomake
  • suoramarkkinointikiellot
  • palvelun turvallisuuden kannalta tarpeelliset tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaimen tai laitteen perustiedot, aikaleimat, pyyntötunnisteet sekä väärinkäytösten estämiseen liittyvät tapahtumat

Varmennuskoodeja, salaisuuksia tai tarpeettomia henkilötietoja ei tallenneta selväkielisinä lokeihin.

Asiakkuutta koskevat tiedot

  • tiedot tilatuista tai toimitetuista palveluista
  • sopimus-, tarjous-, laskutus- ja maksutiedot
  • asiakaspalaute ja reklamaatiot
  • muut asiakkaan vapaaehtoisesti antamat, asian hoitamiseksi tarpeelliset tiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun toimittaminen ja yhteydenottoihin vastaaminen

Käsittelemme tietoja osoitepohjaisen alustavan maalämpötarkistuksen muodostamiseen, sähköpostiosoitteen varmentamiseen, tuloksen näyttämiseen ja lähettämiseen sekä käyttäjän pyytämän yhteydenoton tai arviopuhelun järjestämiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano tai käyttäjän pyynnöstä toteutettavat sopimusta edeltävät toimenpiteet.

Asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen

Käsittelemme tietoja asiakas- ja yhteistyösuhteiden luomiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, tarjousten laatimiseen, palvelujen toimittamiseen, laskutukseen ja asiakaspalveluun.

Käsittelyn oikeusperuste on sopimus, lakisääteinen velvoite tai Pistoke RES Oy:n oikeutettu etu hoitaa asiakas- ja yhteistyösuhteitaan.

Tietoturva ja väärinkäytösten ehkäiseminen

Käsittelemme rajattuja teknisiä tietoja palvelun suojaamiseksi, sähköpostiosoitteen oikeellisuuden varmistamiseksi, automatisoitujen massahakujen estämiseksi, virheiden selvittämiseksi ja palvelun toimintavarmuuden ylläpitämiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste on Pistoke RES Oy:n oikeutettu etu suojata palveluaan, tietojaan ja käyttäjiään. Olemme arvioineet, että käsittely on käyttötarkoitukseen nähden tarpeellista ja oikeasuhtaista.

Palvelujen kehittäminen ja tilastointi

Voimme käyttää koottuja tai mahdollisuuksien mukaan anonymisoituja tietoja palvelujen toimivuuden, laadun ja käytettävyyden kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Käyttäjäkohtaista profilointia ei tehdä alustavan maalämpötarkistuksen perusteella.

Käsittelyn oikeusperuste on Pistoke RES Oy:n oikeutettu etu kehittää palvelujaan. Suostumusta edellyttävää selainanalytiikkaa käytetään vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella.

Markkinointi

Sähköpostiosoitteen varmennus, pyydetyn tuloksen toimittaminen ja pyydettyyn yhteydenottoon vastaaminen ovat palveluviestintää eivätkä edellytä markkinointisuostumusta.

Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään suostumuksen perusteella silloin, kun sovellettava lainsäädäntö edellyttää suostumusta. Markkinointisuostumus on vapaaehtoinen, erillinen ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen eikä estä pyydetyn palvelun saamista.

5. Tietolähteet

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään verkkolomakkeiden, sähköpostin, puhelujen, tapaamisten, tapahtumien ja muiden yhteydenottojen yhteydessä.

Voimme saada työrooliin ja organisaatioon liittyviä tietoja myös henkilön työnantajalta tai muista lainmukaisista julkisista lähteistä.

Osoitepohjaisessa alustavassa maalämpötarkistuksessa käytämme julkisia rakennus-, energiatodistus- ja paikkatietolähteitä. Palvelu voi tehdä palvelinpuolisia hakuja esimerkiksi energiatodistusrekisterin julkaistuihin tietoihin, Maanmittauslaitoksen osoite- ja rakennustietoihin, kuntien avoimiin paikkatietopalveluihin sekä GTK:n ja Suomen ympäristökeskuksen aineistoihin. Ulkoisille paikkatietopalveluille ei välitetä käyttäjän nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai taloyhtiöroolia. Niille välitetään vain haun toteuttamiseksi tarpeellinen osoite tai sijainti.

Käytetty lähde, aineistoversio ja tarkistusajankohta esitetään palvelun tuloksessa soveltuvin osin. Puuttuva tieto tai ulkoisen palvelun virhe ei muodosta myönteistä tai kielteistä johtopäätöstä maalämmön toteutettavuudesta.

6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Pistoke RES Oy:n henkilöstö käsittelee henkilötietoja vain työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Henkilötietoja ei myydä.

Käytämme palvelujen tuottamisessa sopimuskumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja Pistoke RES Oy:n lukuun. Näitä ovat esimerkiksi:

  • verkkosivuston, lomakkeiden ja varmuuskopioinnin tekniset palveluntarjoajat, kuten WordPress.comin tarjoava Automattic
  • pilvi-, sähköposti- ja toimistopalvelujen tarjoaja Microsoft, mukaan lukien Microsoft 365 ja Azure
  • tietoturva-, roskapostiesto-, analytiikka- ja teknisen ylläpidon palveluntarjoajat, kuten sivustolla käytettävä Google reCAPTCHA
  • Pistoke RES Oy:n valtuuttamat asiantuntijat ja tekniset palveluntarjoajat

Edellytämme henkilötietojen käsittelijöiltä asianmukaista tietoturvaa, salassapitoa ja tietosuojalainsäädännön mukaista sopimusta. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos laki tai toimivaltainen viranomainen sitä edellyttää.

7. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme valitsemaan palvelujen käsittelyalueeksi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen. Osa käyttämistämme kansainvälisistä palveluntarjoajista tai niiden alikäsittelijöistä voi kuitenkin käsitellä rajattuja henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi teknisen tuen, tietoturvan tai palvelun toiminnan yhteydessä.

Jos henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme siirrolle tietosuoja-asetuksen mukaisen perusteen. Perusteena voi olla Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet ja tarvittavat täydentävät suojatoimet. Lisätietoja käytetyistä suojatoimista voi pyytää osoitteesta info@pistoke.fi.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan määriteltyyn käyttötarkoitukseen:

  • potentiaalisen asiakkaan liiditiedot poistetaan tai anonymisoidaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä merkityksellisestä yhteydenotosta, ellei tarjousprosessi, asiakkuus tai muu dokumentoitu peruste edellytä pidempää käsittelyä
  • varmennuskoodi ja varmennuslinkki ovat voimassa 15 minuuttia
  • varmentamattomaan tarkistuspyyntöön liittyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään 24 tunnin kuluttua
  • henkilötietoja sisältävä väliaikainen toimitusjono poistetaan onnistuneen WPForms-tallennuksen ja tulossähköpostin jonotuksen jälkeen viimeistään 24 tunnin kuluessa; jos siirto epäonnistuu, tiedot säilytetään salattuina hallittuja uusintayrityksiä varten enintään 72 tuntia ja poistetaan sen jälkeen
  • tietoturva- ja väärinkäytösten estämiseen tarvittavia teknisiä lokeja säilytetään pääsääntöisesti 90 vuorokautta, ellei havaittu tietoturvapoikkeama edellytä pidempää dokumentointia
  • markkinointitietoja käsitellään suostumuksen voimassaolon ajan; peruutuksesta voidaan säilyttää rajattu estotieto, jotta kieltoa voidaan noudattaa
  • asiakassuhteen tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain sopimusvelvoitteiden, oikeusvaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan
  • kirjanpitoaineistoa säilytetään aineistolajista riippuen kuusi tai kymmenen vuotta kirjanpitolainsäädännön mukaisesti

Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat hallitun varmuuskopioiden kierron mukaisesti. Pysyvästi anonymisoituja tietoja, joista henkilöä ei voida tunnistaa, voidaan säilyttää tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

9. Tietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla. Käytämme muun muassa salattuja verkkoyhteyksiä, käyttöoikeuksien rajaamista, monivaiheista tunnistautumista, lokitusta, varmuuskopiointia, syötteiden validointia, nopeusrajoituksia ja väärinkäytösten torjuntaa.

Tuotantopalvelu ei lue käyttäjien tietokoneiden tiedostoja tai OneDrive- tai SharePoint-synkronointikansioita. Salaisuuksia tai kokonaisia lähdetietokantoja ei lähetetä verkkoselaimeen. Lokit eivät sisällä tarpeettomia henkilötietoja.

10. Evästeet, analytiikka ja reCAPTCHA

Sivusto käyttää toimintansa, turvallisuutensa ja lomakkeiden suojaamisen kannalta välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Lomakkeiden väärinkäytön estämisessä voidaan käyttää Google reCAPTCHA -palvelua, joka voi käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta sekä selaimen ja laitteen tietoja.

Muita analytiikka- tai markkinointievästeitä käytetään vain soveltuvan suostumuksen ja sivuston evästeasetusten mukaisesti. Käyttäjä voi muuttaa vapaaehtoisia evästevalintojaan sivuston evästeasetuksista.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja, ja saada pääsy tietoihin
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
  • pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei enää ole perustetta
  • pyytää käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
  • vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
  • saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeus tietojen siirtämiseen soveltuu
  • peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@pistoke.fi. Voimme pyytää kohtuullisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Lisätietoja on osoitteessa https://tietosuoja.fi.

12. Tietojen antamisen pakollisuus

Osoitepohjaisen alustavan maalämpötarkistuksen koko tulos edellyttää nimeä, varmennettua sähköpostiosoitetta ja roolia taloyhtiössä. Kohteen osoite ja tarvittaessa oikean rakennuksen valinta tarvitaan tarkistuksen muodostamiseen. Ilman näitä tietoja emme voi muodostaa tai toimittaa koko tulosta.

Puhelinnumeron antaminen ja markkinointisuostumus ovat vapaaehtoisia. Niiden antamatta jättäminen ei estä alustavan tuloksen saamista.

13. Automaattinen tuloksen muodostaminen

Osoitepohjainen palvelu muodostaa julkisista rakennus-, energiatodistus- ja paikkatiedoista automaattisen alustavan maalämpötarkistuksen. Tulos on informatiivinen eikä se ole esiselvitys, investointisuositus, lupa- tai toteutettavuuspäätös tai muu käyttäjää koskeva oikeudellinen tai vastaavalla tavalla merkittävä päätös.

Palvelu ei tee käyttäjän henkilötietoihin perustuvaa profilointia. Puuttuva tieto tai tietolähteen virhe esitetään epävarmuutena eikä sitä tulkita myönteiseksi tai kielteiseksi maalämpöä koskevaksi johtopäätökseksi.

14. Selosteen muutokset

Päivitämme tätä selostetta, kun palvelumme, käsittelytapamme tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.

Seloste päivitetty 24.9.2026.